Tilausehdot

Varjakan Kartano tarjoaa viihtyisät puitteet kokouksille ja juhlille. Vierailijoiden viihtyvyyden sekä turvallisuuden lisäämiseksi tilojen vuokraajille on tehty seuraavat varausehdot ja -ohjeet.

Ennakkovaraus

Ennakkovarauksen voimassaoloaika on yksi viikko varauspäivämäärästä lukien, ellei toisin sovita. Ellei vahvistusta saada ennakkovarauksen voimassaoloaikana, varaus raukeaa. Samoin mikäli vahvistusta ei saada tarjouksessamme erikseen esitettyyn määräpäivään mennessä, tarjous raukeaa. Varaukset, vahvistukset ja peruutukset tulee tehdä kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostilla. Veloitamme varauksesta 100 €:n suuruisen varausmaksun. Hääviikonlopusta varausmaksu on 300 €. Maksusuoritus on vahvistettu varaus.

Juhlapyhät

Hinnastot eivät ole voimassa juhlapyhinä tai arkijuhlapyhinä (joulupäivä, vappupäivä, juhannuspäivä, helatorstai jne). Juhlapyhinäkin tilaisuuden järjestäminen on mahdollista, mutta hinnoista on sovittava erikseen.

Tilaisuuden tiedoista ilmoittaminen

Pyydämme toimittamaan viimeistään 7 vrk ennen tilaisuuttanne seuraavat tilaisuuttanne koskevat tiedot:

  • aikataulu ja ateria-ajat
  • ruokailuvalinta
  • erityisruokavaliot
  • vahvistettu henkilömäärä (0 – 4 -vuotiaiden määrä, 5 – 10-vuotiaiden määrä)
  • tilaisuuden isäntä / emäntä yhteystietoineen
  • mahdollinen saunominen ja saunomisaika (saunominen ja sen hinnoittelu sovitaan aina erikseen)
  • mahdolliset erityistoivomukset
  • laskutusohjeet viitetietoineen.

Pyydämme kiinnittämään erityistä huomiota ruokailun aloitusajan mahdollisimman tarkkaan ilmoittamiseen, jotta ruoan laatu säilyy mahdollisimman hyvänä.

Laskutus

Laskutamme tilausvahvistuksessa ilmoitetun henkilömäärän mukaisesti tai mikäli henkilömäärä nousee sen jälkeen, paikalla olevan henkilömäärän mukaisesti. Minimilaskutus on ruokailun osalta 10 annosta. Juomista laskutamme kulutuksen mukaan. Laskutamme tilaukset pääsääntöisesti tilaisuuden jälkeen. Pidätämme kuitenkin oikeuden laskuttaa osan tilauksen sisällöstä jo etukäteen. Mahdolliset ohjelmapalvelut laskutamme kolme arkipäivää ennen ko. tilaisuutta ilmoitetun henkilömäärän (tai minimilaskutusmäärän tai henkilömäärän kasvaessa paikalla olevan määrän) mukaan.


Maksuehdot:

  • maksuaika 7 vrk netto
  • huomautusaika laskuista 7 vrk netto
  • viivästyskorko 10 %
  • laskutuslisä 5 euroa / lasku
Lisämaksut

Tilaajan pyynnöstä hoidettujen lisäpalveluiden (esim. huonekalujen siirtely, välineistön tai majoituksen järjestäminen) hoitamisesta perimme 35 € / h.
Pikatoimituslisä (20 % tilauksen arvosta, kuitenkin vähintään 100 €) veloitetaan, mikäli tilaukseen tehdään muutoksia yhtä arkipäivää ennen tilaisuuden ajankohtaa. Pikatilauksen osalta Varjakan Kartano ei vastaa mahdollisista menuissa tapahtuneista muutoksista.

Varauksen peruuntuminen

Varaus on mahdollista peruuttaa ennen tilaisuutta.

  • Mikäli varaus perutaan viimeistään 30 vrk ennen tilaisuutta, peruminen on maksutonta muutoin, mutta varausmaksua ei palauteta.
  • Mikäli varaus perutaan 29 – 21 vrk ennen tilaisuutta, veloitamme tilaajalta 20 % tilaisuuden arvosta (johon luetaan myös sovitun ruokailun ja muiden jo sovittujen palveluiden hinta).
  • Mikäli varaus perutaan 20 – 12 vrk ennen tilaisuutta, veloitamme tilaajalta 50 % tilaisuuden arvosta (johon luetaan myös sovitun ruokailun ja muiden jo sovittujen palveluiden hinta).
  • Mikäli varaus perutaan 11 – 4 vrk ennen tilaisuutta, veloitamme tilaajalta 90 % tilaisuuden arvosta (johon luetaan myös sovitun ruokailun ja muiden jo sovittujen palveluiden hinta).
  • Mikäli varaus perutaan 3-0 vrk ennen tilaisuutta, veloitamme tilaajalta 100 % tilaisuuden arvosta (johon luetaan myös sovitun ruokailun ja muiden jo sovittujen palveluiden hinta).
  • Huom! Maksettua varausmaksua ei tilaisuuden peruuntuessa palauteta.

Erityisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan orkesteria, poikkeuksellisia teknisiä laitteita tai erityislupia taikka muuta kuin sovittua ohjelmaa, tilaaja vastaa näistä aiheutuvista kustannuksista.

Anniskeluoikeudet ja alkoholi

Varjakan Kartanossa ei ole anniskeluoikeuksia, joten tilaajan tulee itse vastata alkoholijuomien hankinnasta, toimituksesta, käsittelystä ja edelleen esille laitosta. Tilaaja ei saa tuoda Varjakan Kartanon alueelle toista pitopalvelua tai Varjakan Kartanon – pitopalvelun kilpailijoita, kuten omia palkallisia tarjoilijoita yms. Alkoholin myyminen Varjakan Kartanon alueella ei ole sallittua.

Palvelun sisältö

Hinnat sisältävät ruokatilauksen mukaisen astiaston, aterimet ja vesilasit. Lisäksi tilaajan käytössä on pyydettäessä kuohuviini-, valkoviini-, punaviini-, konjakki- ja/tai aromilasit sekä pöytäliinat yhden kattauksen osalta. Jos tilaaja käyttää tiloissa muita kuin etukäteen sovittuja, ruokatilauksensa sekä henkilömäärän mukaisia astioita, niiden pesemisestä veloitamme 38 € / h. Lisäkattausten osalta ylimääräisistä pöytäliinoista velotus on 5 € / pöytäliina Mikäli tilavaraus sisältää myös saunan, veloitamme pyyhkeistä 5 € / hlö - pesuaineiden ja laudeliinojen käyttö sisältyy saunan hintaan.

Tilavuokra sisältää perussiivouksen (lattiapintojen ja pöytien pyyhkiminen ja irtoroskien sekä tyhjien pullojen kerääminen), tiskauksen sekä liinavaatteiden (pöytäliinat, servietit sekä saunan pyyhkeet ja laudeliinat) pesun tilaisuuden jälkeen. Jos perussiivouksen lisäksi tiloissa tarvitaan erikoissiivousta (esim. lasinsirujen, oksennuksen tai steariinin vuoksi), veloitamme siitä toteutuneiden kulujen mukaan, alkaen 50 € / h. Tekstiilien erikoispesusta (erikoiskäsittelyä vaativat tahrat) veloitamme pesulan voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Tilaan tai sen ympäristöön jääneen huomattavan epäsiisteyden lisäsiivouksesta veloitamme tilaajalta siitä toteutuneiden kulujen mukaan, alkaen 50 € / h.

Arvonlisäverot

Kaikki hintamme sisältävät kulloinkin voimassaolevan arvonlisäveroprosentin mukaisen arvonlisäveron määrän.

Tilaisuuden vuokra-aika

Päivävarauksien osalta varattu tila on tilaajan käytettävissä klo 9-16 ja iltatilaisuuksissa klo 16-24. Vuokra-aika on kokoustiloissa klo 9-18 ja juhlatiloissa klo 9-24, ellei toisin sovita. Poikkeavista alkamis- ja päättymisajoista sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. Lisätunnit klo 24 jälkeen ovat mahdollisia etukäteen sopimalla, niistä veloitetaan kuitenkin erikseen 50 € / h. Jos lisätunneista ei ole sovittu etukäteen ja tilaaja viipyy tilassa sovittua pidempään, veloitamme tästä 50 € / alkava tunti.

Saunomisaika on maksimissaan 3 h ja aloitusaika sovitaan erikseen. Mikäli saunominen jatkuu sovittua pitempään, veloitetaan siitä erikseen 30 € / alkava tunti. Varjakan Kartanon piha-alueen parkkipaikat ovat tilaajan käytössä ainoastaan varatun tilaisuuden ajan, jonka jälkeen ajoneuvot on siirrettävä pois Varjakan Kartanon piha-alueelta. Tilaisuuden valmistelu ja tilan tyhjentäminen tulee tapahtua vuokra-ajan puitteissa. Kaikki tästä poikkeavat ajat tulee sopia erikseen kokous- ja juhlatilojen myyntipalvelun kanssa. Tiloissa ei saa yöpyä.

Muuta

Varjakan Kartano vastaa ruokatuotteiden laadusta ja turvallisuudesta kahden tunnin ajan toimituksesta sillä edellytyksellä, että kuljetuslaatikoita ei ole avattu tai tuotteita poistettu kylmä- tai lämpösäilytyksestä. Tilaajalla on oikeus tilauksen ylijääneisiin ruokatuotteisiin. Ylijääneistä ruokatuotteista voidaan sopia tilauskohtaisesti. Kaikki Varjakan Kartanon tiloissa tapahtuva ruokailu on tilattava Aaltoravintola Oy:ltä, eikä tilassa voi syödä omia ruokia tai esimerkiksi keittää itse kahvia tai teetä. Keittiötilat eivät ole siten koskaan tilaajan omassa käytössä, ja ne ovat aina suljetut tilaisuuden aikana.

Mikäli tilassa olevia huonekaluja halutaan siirtää, tilaajan tulee huolehtia siitä itse. Huonekalujen siirtämiseen tulee saada Varjakan Kartanolta lupa etukäteen. Tilaajan vastuulla on huolehtia myös siitä, että huonekalut siirretään takaisin alkuperäisille paikoilleen tilaisuuden päätyttyä. Kalusteita ei saa viedä ulos. Mikäli kalusteiden takaisinsiirtelystä tai rikkoutumisesta aiheutuu Varjakan Kartanolle ylimääräistä työtä, Varjakan Kartanolla on oikeus veloittaa siitä toteutuneiden tuntien mukaisesti 38 € / h. Sisätilojen koristeleminen on sallittu vain seinäpintoja vaurioittamatta (teippien, sinitarran, tms. käyttö on ehdottomasti kielletty). Kynttilöitä saa polttaa valvotusti, steariini ei saa valua kalusteille eikä lattialle.

Tilaajan tulee huolehtia, että tilaisuuden päättymisen jälkeen tilan ovet suljetaan, kynttilät ja mahdolliset muut sovitut tulet sammutetaan ja kaikki ajoneuvot siirretään pois Varjakan Kartanon piha-alueelta. Yksityisten ilotulitusten järjestäminen Varjakan Kartanossa on kielletty. Muutoinkaan mitään räjähteitä ei saa tuoda eikä käyttää alueella. Ulkotulia saa polttaa valvotusti ja vain juhlatilan edustalla. Tulen saa tehdä Varjakan Kartanon alueella muuten vain grillipaikalle valvotusti ja saunan kiukaaseen, jos saunomisesta on sovittu. Sisätilojen kaakeliuunien käyttö on tilaajalta kielletty. Paviljongin edustalla olevan kaasulämmittimien osalta on erillinen veloitus, 40 € / per lämmitin. Ko. lämmittimien osalta käytöstä on sovittava etukäteen erikseen.

Varjakan Kartanoon ei saa tuoda eläimiä. Kartanon alueella olevia veneitä ei saa käyttää, ellei siitä ole erikseen kirjallisesti toisin sovittu. Varjakan Kartanon päärakennuksen yläkerrassa on majoitustiloja. Majoitustiloihin meneminen on kielletty, ellei siitä ole erikseen toisin kirjallisesti sovittu.

Avaimet

Tilan ovet ovat auki tilaan saapuessanne, ellei muuta ole sovittu. Tilaajan tulee sopia avaimien noudosta Varjakan Kartanon myyntipalvelun kanssa hyvissä ajoin ennen tilaisuutta. Avain palautetaan myyntipalveluun sen aukioloaikoina. Tilaaja on velvollinen lukitsemaan vuokraamansa tilan ulko-ovet lähtiessään ja sulkemaan ikkunat. Veloitamme kadonneista avaimista aiheutuneet kustannukset (kuten lukkojen vaihdot, uudelleen sarjoitus) tilaisuuden järjestäjältä.

Tiloihin tuodut omat tavarat

Tilaajan tulee viedä mennessään kaikki se, mitä on tuonut mukanaan, erityisesti myös tyhjät pullot ja tölkit. Varjakan Kartano ei vastaa tilaan jätetyistä tavaroista. Tilaajan tiloihin jättämien tavaroiden sekä tyhjien pullojen pois viennistä veloitetaan tilaajalta toteutuneiden kulujen mukaan, 38 € alkavalta tunnilta + alv.

Vastuu vahingoista

Tilat sekä kaikki irtaimisto on tilaajan vastuulla vuokrausajan. Jos kiinteistölle tai irtaimistolle tapahtuu mitään aineellista vahinkoa taikka irtaimistoa katoaa tilaajan vuokra-aikana, tilaaja vastaa aiheutuneista vahingoista täysimääräisesti. Varjakan Kartano ei vastaa tilaajalle sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen pysähtymisen, tulipalon, sähkökatkoksen tai muun sellaisen Varjakan Kartanosta riippumattoman syyn takia (force majeure). Varjakan Kartano ei vastaa missään oloissa mistään välillisistä vahingoista, joita tilaajalle mahdollisesti aiheutuu. Varjakan Kartanon vastuu rajoittuu muutenkin Tilaajalle siihen summaan, joka on ko. tilauksen euromääräinen arvo.

Reklamaatiot

Mahdolliset reklamaatiot on esitettävä viiden vuorokauden kuluessa tilausajan päättymisestä pois lukien huonautukset laskun summasta, joiden osalta huomautusaika on 7 pv laskun päiväyksestä. Reklamaatiot on tehtävä kirjallisesti, esimerkiksi sähköpostitse.

Muutosoikeus

Varjakan Kartano pidättää oikeuden muutoksiin tilaus- ja toimitusehdoissa sekä hinnastoissa.

Erimielisyydet

Mahdolliset riitaisuudet ratkaistaan lopullisesti yleisessä tuomioistuimessa, ensimmäisenä oikeusasteena Oulun käräjäoikeus.

Aaltocatering

Automaatiotie 1
90460 Oulunsalo
Puh. 0400 682 382 / Rauno Aalto
myynti@aaltocatering.fi